Bendrovių metinių finansinių ataskaitų rinkiniai turi būti patvirtinti per keturis mėnesius nuo finansinių metų pabaigos. Tai reiškia, jog daugumos bendrovių metinių finansinių ataskaitų rinkiniai turi būti patvirtinti iki 2021 m. balandžio 30 d. (kai finansiniai metai sutampa su kalendoriniais metais).

Tam turi būti sušauktas eilinis (metinis) visuotinis akcininkų susirinkimas, kurio metu patvirtinamas bendrovės metinių finansinių ataskaitų rinkinys bei priimamas akcininkų sprendimas dėl pelno (nuostolių) paskirstymo. Be to, eiliniame (metiniame) visuotiniame akcininkų susirinkime reikėtų perrinkti kolegialius valdymo organus (pvz., valdybą), jei pastarųjų kadencija pasibaigusi ar pasibaigs šiais kalendoriniais metais.

Kadangi šiuo metu Lietuvoje yra paskelbtas karantinas ir galioja tam tikri fizinio susibūrimo bei kelionių draudimai, primename apie pagrindines alternatyvas įgyvendinti šią pareigą.

Sprendimas be fizinio susirinkimo

Lietuvos teisės aktai leidžia akcininkams priimti sprendimą ir nesurašyti protokolo, jei sprendimą pasirašo visi akcininkai. Taigi, jeigu yra galima užtikrinti, kad sprendimą pasirašytų visi bendrovės akcininkai, fizinio akcininkų susirinkimo šaukti nereikia.

Toks būdas yra galimai geriausia alternatyva tuomet, kai bendrovėje yra vienintelis akcininkas arba akcininkų yra nedaug, akcininkų pozicijos yra suderintos ir priimamais klausimais papildomų diskusijų nekyla. Tokiu atveju susirinkimo medžiagą (finansinių ataskaitų rinkinį, pelno (nuostolio) paskirstymo projektą ir kitus dokumentus) galima pateikti elektroniniu paštu, o diskusijas surengti bei sudaryti galimybę užduoti klausimus ir pateikti atsakymus – telekonferencijos, videosusitikimo ar elektroniniu paštu.

Tokiu atveju susirinkimas gali įvykti nesilaikant įstatyme numatyto 21 dienos išankstinio informavimo termino bei kai kurių kitų formalių reikalavimų (pvz., protokolo surašymo).

Toks sprendimas įforminamas raštišku sprendimu, kuris netgi gali būti kiekvieno iš akcininkų pasirašytas ant savarankiškų analogiškų dokumentų – nebūtina visiems akcininkams pasirašyti to paties dokumento. Tačiau svarbu, kad sprendimą (ant to paties dokumento ar ant kelių jo egzempliorių) pasirašytų VISI bendrovės akcininkai.

Balsavimas raštu

Eilinis visuotinis (metinis) akcininkų susirinkimas taip pat gali pilnai ar bent jau iš dalies vykti bendrovės akcininkui ar jo atstovui užpildžius bendrąjį balsavimo biuletenį.

Balsavimo biuletenis akcininkams turi būti bendrovės pateikiamas iš anksto – prieš numatytą eilinio visuotinio (metinio) akcininkų susirinkimo datą. Tai gali būti padaryta pateikiant pranešimą apie visuotinį akcininkų susirinkimą arba susirinkimo medžiagą akcininkui.

Jeigu biuletenį pasirašo akcininko atstovas, o ne pats akcininkas, prie biuletenio būtina pridėti ir atstovavimo pagrindą įrodantį dokumentą (pvz., įgaliojimą).

Jeigu visi bendrovės akcininkai pasinaudoja jiems suteikta teise balsuoti raštu, eilinio visuotinio (metinio) akcininkų susirinkimo protokolą bei dalyvių sąrašą surašo ir pasirašo tik bendrovės vadovas (pridėdamas prie jo balsavimo raštu biuletenius).

Nuotolinis visuotinis akcininkų susirinkimas

Remiantis Akcinių bendrovių įstatymu, visuotiniai akcininkų susirinkimai gali vykti ir juose akcininkai gali balsuoti elektroninių ryšių priemonėmis.

Nors šios teisės įgyvendinimas teisės aktuose nėra detalizuojamas, Ekonomikos ir inovacijų ministerija paskelbė rekomendaciją karantino laikotarpiu akcininkų susirinkimus rengti nuotoliniu būdu.

Rekomenduojama sukurti aplinką, kurioje būtų galima priimti sprendimus skubiais klausimais (dėl kurių sprendimai pagal galiojančius teisės aktus turi būti priimti per nustatytą terminą) balsuojant raštu arba dalyvaujant susirinkime elektroninių ryšių priemonėmis ir laikantis tam tikrų gairių.

Nuotolinių akcininkų susirinkimų organizavimo gairės:

  • kuo anksčiau informuoti dalyvius apie planuojamą susirinkimą ir suteikti galimybę susipažinti su atitinkamais dokumentais;
  • būti pasirengus teikti informaciją telefonu, elektroniniu paštu, skelbti juridinio asmens interneto svetainėje ir pan.;
  • pateikti balsavimo biuletenius, kuriuose būtų nurodyta visa svarbi informacija, jeigu numatoma balsuoti raštu;
  • užtikrinti tinkamą susitikimo dalyvių tapatybės nustatymą ir sukurti aplinką visapusiškam dalyvavimui realiuoju laiku (pvz., informuoti apie programą ir įrenginius, kurie bus naudojami vaizdo konferencijai, vaizdo konferencijos laiką, ryšio kanalus, kodus ir kitą svarbią informaciją), jeigu susitikimas vyks nuotoliniu būdu.

Manome, kad šios rekomendacijos vis dar aktualios.

Taip pat pateikiame keletą praktinių rekomendacijų, kurios gali padėti išvengti bereikalingų ginčų ar diskusijų.

Pranešimas apie eilinį visuotinį (metinį) akcininkų susirinkimą. Pranešime apie šaukiamą visuotinį akcininkų susirinkimą rekomenduojame aiškiai nurodyti, kad bus sudaroma galimybė dalyvauti susirinkime elektroninių ryšių priemonėmis, taip pat iš anksto nurodyti kokiu būdu ir per kokią būtent platformą tai bus atliekama, kokia bus akcininkų identifikacijos procedūra. Kaip rekomenduojama ir Ekonomikos ir inovacijų ministerijos, balsavimo biuletenį, kai suteikiama galimybė balsuoti iš anksto, patartina išsiųsti iš karto su pranešimu apie susirinkimą bei pateikti jo užpildymo ir pateikimo instrukcijas.

Naudojamos platformos (programos). Įstatymas neįpareigoja naudoti konkrečių nuotolinių susitikimų platformų ar konkrečių programų, o pasirinkimas šiuo metu yra platus („Microsoft Teams“, „Zoom“, „Skype“ ir kt.). Prieš priimdami sprendimą, kurią iš jų naudoti, apsvarstykite šiuos aspektus:

  • programa turi būti nemokama – iš akcininkų negali būti reikalaujama mokėti papildomų mokesčių už jų teisių įgyvendinimą;
  • programa turėtų turėti galimybę įrašyti susirinkimą (apie susirinkimo įrašinėjimą reikėtų iš anksto įspėti pranešime arba bent jau susirinkimo pradžioje) arba atsisiųsti pokalbį ir, jei įmanoma, atskirą balsavimo funkciją – tai bus naudinga rengiant posėdžio protokolą ir įrodant, kas vyko susirinkimo metu, jei to prireiktų;
  • programa turėtų leisti prisijungti reikiamam dalyvių skaičiui, taip užtikrinant, kad visi įmonės akcininkai turi galimybę prisijungti – daugelyje programų yra dalyvių limitas ir (arba) ekrane leidžia rodyti tik ribotą skaičių dalyvių (pavyzdžiui, dalyvis rodomas tik tada, kai jis pasisako).

Tapatybės nustatymas. Nėra aiškių reikalavimų, kaip reikėtų nustatyti elektroniniu būdu susirinkime dalyvaujančių akcininkų tapatybę. Kadangi bendrovės valdyba ir (arba) vadovas yra atsakingi už susirinkimo sušaukimą ir su tuo susijusius logistinius klausimus, jie turi nuspręsti, kokie reikalavimai bus taikomi tapatybės nustatymui. Kai kurioms bendrovėms patogiausias sprendimas gali būti telefoninės konferencijos (be videotransliacijos), o kai kurios bendrovės gali reikalauti, kad akcininkai įjungtų savo kameras ir (arba) parodytų savo asmens dokumentus. Galiausiai, dalyvio tapatybė galėtų būti nustatoma išsiunčiant jam eilinio visuotinio (metinio) susirinkimo akcininkų registracijos sąrašą ir prašant jį pasirašyti tinkamu elektroniniu parašu bei iš karto grąžinant bendrovei. Tapatybės nustatymo būdo pasirinkimas ir jo griežtumas priklauso nuo to, kiek svarbu valdybai įsitikinti, kad susirinkimo dalyvis iš tiesų yra tas asmuo, kuriuo sakosi esantis.

Balsavimas. Tradiciniuose susirinkimuose balsavimas paprastai vyksta pakeliant ranką ar užpildant popierinį biuletenį. Nuotoliniuose susirinkimuose yra įvairių galimybių. Galite naudoti kai kuriose programose esančią „rankos pakėlimo“ funkciją. Jei akcininkai naudojasi kameromis, galite paprašyti, kad akcininkai balsuotų kameros pagalba. Balsavimas taip pat galimas atiduodant savo balsą integruotame pokalbių lange. Kaip jau buvo minėta anksčiau, patartina susirinkimams naudoti tokias programas, kurios leidžia įrašyti visą susitikimo informaciją, įskaitant balsavimo procesą ir rezultatus.

Metinių finansinių ataskaitų pateikimas Registrų Centrui

Remiantis Akcinių bendrovių įstatymo nuostatomis, bendrovių metinės finansinės ataskaitos ne vėliau kaip per 30 dienų nuo jų patvirtinimo turi būti pateiktos Juridinių asmenų registrui. Taigi jeigu įmonės finansiniai metai sutampa su kalendoriniais metais, jos metinės finansinės ataskaitos turėtų būti pateiktos registrui ne vėliau kaip iki 2021 m. gegužės 31 d.

Metinių finansinių ataskaitų pateikimas laiku yra svarbus ne tik siekiant užtikrinti atitiktį reikalavimams, bet ir išvengti administracinės atsakomybės. Šių dienų kontekste jis taip pat gali būti svarbus siekiant gauti paramą – finansinių atskaitų pateikimas Juridinių asmenų registrui dažnai yra vienas iš reikalavimų, taikomų įmonėms, siekiančioms gauti valstybės pagalbą, arba įmonėms, dalyvaujančioms viešuosiuose pirkimuose.

Ir vis tik karantino sąlygomis kai kuriems juridiniams asmenims gali kilti sunkumų tvirtinant ir teikiant 2020 metų finansinių ataskaitų rinkinius, todėl yra tikėtina, kad Registrų centras, kaip ir praėjusiais metais, finansinių ataskaitų rinkinių teikimą vertins lanksčiai ir atsižvelgdamas į objektyvias priežastis, kurios gali sukliudyti įmonėms ataskaitas pateikti laiku.

Atkreipiame dėmesį, kad pats akcininkų sprendimas dėl metinių finansinių ataskaitų patvirtinimo ir pelno (nuostolių) paskirstymo neprivalo būti teikiamas Juridinių asmenų registrui ir netampa viešu.