Pēdējos gados izteikti pieaugusi elektronisko dokumentu aprite, savukārt dokumentu izmantošana papīra formā ir kļuvusi arvien retāka. Nereti rodas jautājums – ko darīt ar jau esošajiem papīra dokumentiem, arī līgumiem? Vai pastāv iespēja tos pārvērst elektroniskā formā, t.i. digitalizēt, piemēram, ieskenējot, un atbrīvoties no dokumentiem papīra formātā?

Raksta līdzautore: Kristīne Ilga Budkēviča, SIA “ZAB Sorainen” jurista palīdze

Ko nozīmē dokumentu digitalizācija?

Iesākumā nepieciešams saprast, ko nozīmē vārdu savienojums “dokumentu digitalizācija”, kas nav juridisks termins. Ar to tiek apzīmēts process, kura ietvaros papīra formāta dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā. Tā, piemēram, ieskenējot dokumentu, tiek izveidots dokumenta attēls, kuru iespējams saglabāt elektroniskā vidē.

Jāatzīmē, ka digitalizēts dokuments nav tas pats, kas elektroniski sagatavots dokuments. Proti, elektroniski sagatavots dokuments ir uzskatāms par elektroniski sagatavota dokumenta oriģinālu, savukārt digitalizēts dokuments ir dokumenta papīra oriģināla atvasinājums.

Kādas ir normatīvo aktu prasības?

Saistībā ar dokumentu digitalizācijas procesu, ir būtiski noskaidrot, vai normatīvajos aktos tam paredzētas kādas konkrētas prasības, kas ļautu digitalizētajiem dokumentiem saglabāt tādu pašu spēku kā piemīt to oriģinālam papīra formā.

Digitalizēts dokuments nav elektroniski sagatavots dokuments – elektroniski sagatavots dokuments ir uzskatāms par dokumenta oriģinālu, savukārt digitalizēts dokuments ir papīra oriģināla atvasinājums
Arhīvu likuma (AL) 9.pantā un Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.143 “Kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā” ir noteiktas prasības publisko dokumentu pārvēršanai elektroniskā formātā un juridiskais spēks, kas piemīt digitalizētam publiskajam dokumentam, proti, dokumentam, kura digitalizāciju veikusi institūcija (AL 1.pants).

Taču šobrīd Latvijā nav visaptveroša regulējuma par to, kādam būtu jābūt privāto dokumentu digitalizācijas procesam un kāds juridiskais spēks piemīt digitalizētam privātajam dokumentam. Vienīgais normatīvais akts, kurā ir pieminēta privāto dokumentu digitalizācija, ir Grāmatvedības likums (GL). Šis likums regulē grāmatvedības dokumentu – attaisnojuma dokumentu, grāmatvedības reģistru, inventarizācijas sarakstu, gada pārskatu un citu grāmatvedības organizācijas dokumentu – digitalizācijas procesu. Proti, GL 29.pantā noteikts, ka uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, šādam elektroniskā formā pārvērstam dokumentam saglabājot tādu pašu juridisko spēku kā oriģinālajam dokumentam.

Tomēr, lai dokuments saglabātu savu juridisko spēku, jāievēro GL 29.panta 2.daļā minētie noteikumi. Pirmkārt, jānodrošina oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība GL 28.pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā. Otrkārt, jānodrošina satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā. Treškārt, pārvērstais dokuments jāaizsargā pret izmaiņām vai iznīcināšanu. Ceturtkārt, pārvēršanas process un oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process jādokumentē uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Kā veikt dokumentu digitalizāciju?

Ņemot vērā, ka normatīvajos aktos dokumentu digitalizācijas risinājumi pastāv tikai attiecībā uz atsevišķiem grāmatvedības dokumentiem, jājautā – ko darīt ar pārējiem dokumentu veidiem? Vai tos iespējams digitalizēt? Kāds būs to juridiskais spēks pēc to pārvēršanas elektroniskā formā?

Šobrīd Latvijā nav visaptveroša regulējuma par to, kādam jābūt privāto dokumentu digitalizācijas procesam un kāds juridiskais spēks piemīt digitalizētam privātajam dokumentam.

Papīra dokumentu digitalizācija, piemēram, tos ieskenējot un ievietojot kādā uzņēmuma datu bāzē, tā nodrošinot to efektīvāku izmantošanu elektroniskajā vidē, nav aizliegta. Taču jāatceras, ka digitalizētie dokumenti ir oriģināla atvasinājums, līdz ar to, digitalizējot dokumentu, tik un tā nepieciešams saglabāt tā oriģinālu papīra formā. Izņēmums varētu būt gadījumi, kuros likumā nav noteikta nepieciešamība pēc konkrēta dokumenta oriģinālās formas, un digitalizētais atvasinājums kalpo par pietiekamu darījuma vai saistības pierādījumu.

Lai saprastu, kā veiksmīgāk veikt digitalizācijas procesu atbilstoši šī brīža regulējumam, nepieciešams apzināt, kurus dokumentus jādigitalizē un kādas ir šo dokumentu formas prasības, lai tie būtu juridiski spēkā esoši, kā arī jāapsver, cik ilgi šie dokumenti jāglabā papīra formātā.

Vai ir nepieciešams saglabāt digitalizēta dokumenta oriģinālu?

Tiesisku darījumu formas prasības

Iespējams, ir radies jautājums par to, kāpēc nevar atbrīvoties no dokumenta oriģināliem, ja tie ir digitalizēti. Lai uz to atbildētu, jāsaprot, kas tiek uzskatīts par dokumenta oriģinālu un kādas ir normatīvo aktu prasības attiecībā uz konkrētā dokumenta formu.

Ja darījuma izteikšana rakstiskā aktā nav būtisks noteikums tā spēkā esamībai, darījums var nebūt ietverts rakstveida formā.

Saskaņā ar privātautonomijas principu privāttiesisko līgumu slēgšanā pastāv līguma formas izvēles brīvība, ja vien speciālajos normatīvajos aktos (piemēram, Darba likumā (DL)) nav paredzētas īpašas prasības kādam noteiktam līguma veidam. Civillikumā (CL) paredzēti pieci gadījumi, kuros likumā var tikt noteikts noslēgt darījumu rakstiskā formā.

  • Rakstiska forma nepieciešama kā darījuma būtiskā sastāvdaļa.
  • Darījums noslēgts pie notāra vai citām amatpersonām.
  • Darījums jāieraksta zemesgrāmatās.
  • Rakstiska forma ir nosacījums prasības tiesībai uz darījuma pamata.
  • Dalībnieki paši labprātīgi vienojušies par darījuma ietveršanu rakstiskā formā.

Ja rakstveida forma ir pieprasīta, balsoties uz likumā minēto, vai līdzēji darījuši no tās atkarīgu savu darījuma spēku, tad tas ir darījuma spēkā esamības priekšnoteikums. Savukārt, ja darījuma izteikšana rakstiskā aktā nav būtisks noteikums tā spēkā esamībai, darījums var nebūt ietverts rakstveida formā.
CL 1492.pantā noteikts, ka rakstiskus darījuma aktus var sastādīt paša izvēlētā formā – līdzējus nesaista nekādi formāli līguma paraugi. Attiecībā uz rakstveida formu CL 1493.pantā paredzēta pašrocīga paraksta esamību. Digitalizēts dokuments, piemēram, ieskenēts papīra dokuments, ir tā oriģināla (papīra formāta) atvasinājums. Tas nozīmē, ka šādam atvasinājumam juridiski nepiemīt tāds pats spēks kā oriģinālam. Tieši tāpēc pēc dokumenta digitalizācijas ir nepieciešams saglabāt dokumenta oriģinālu papīra formātā.

Jāatzīmē, ka darījuma formas obligāta ievērošana nepieciešama tikai iepriekš minētajos gadījumos. Piemēram, ja no rakstveida formas nav atkarīga darījuma spēkā esība, tad pašrocīga paraksta trūkums nenozīmē, ka darījums automātiski kļūst spēkā neesošs. Turklāt CL 1484.– 1490.panti apsver vairākus gadījumus, kuros, neskatoties uz darījuma formālo prasību neievērošanu, darījums tik un tā ir izpildāms.

Uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, dokumentam saglabājot tādu pašu juridisko spēku kā oriģinālam
Teorētiski situācijās, kurās tiesiska darījuma rakstveida forma nav obligāta prasība, darījumu apliecinošo līgumu varētu digitalizēt un no tā oriģināla atbrīvoties. Jo īpaši tas attiecas uz gadījumiem, kuros darījums ir izpildīts. Praksē šādu risinājumu ieteicams rūpīgi apsvērt atbilstoši katrai konkrētajai situācijai, jo var būt citi praktiski vai juridiski apsvērumi, kuru dēļ nepieciešams saglabāt darījuma (līguma) oriģinālu, piemēram, no līgumā noteiktajām saistībām nav iestājies noilgums, vai arī likumā noteikta nepieciešamība glabāt līguma oriģinālus arī pēc saistību izbeigšanas (darba līgumu gadījumā).

Dokumentu formas prasības Dokumentu juridiskā spēka likumā

Analizējot to, kādas formālās prasības jāizpilda, lai dokuments saglabātu tā juridisko spēku, jāpiemin arī Dokumentu juridiskā spēka likums (DJSL). Šis likums neattiecas uz tiesisko darījumu formu, bet gan ir attiecināms uz “dokumentiem” jeb rakstveida informāciju, ko rada fiziska persona vai jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts, īstenojot iestādes vai amata pilnvaras (DJSL 1.pants).

Proti, šajā likumā minētie dokumentu juridiskā spēka priekšnoteikumi neattiecas uz noslēgtajiem tiesiskajiem darījumiem, bet tieši attiecas uz citu veidu dokumentiem. Viens no rekvizītiem, kas ir obligāts papīra dokumenta juridiskā spēka esamībai, ir pašrocīgs paraksts. Izņēmumi ir likumā paredzētie gadījumi, kuros paraksts nav vajadzīgs (DJSL 4. un 5.pants). Digitalizēts papīra dokuments nesatur pašrocīgu parakstu, tāpēc tas uzskatāms par papīra dokumenta atvasinājumu. Savukārt, dokumenta atvasinājumam ir juridisks spēks tikai gadījumos, ja attiecīgā dokumenta oriģinālam ir juridisks spēks (DJSL 6. panta 1.daļa).

Tātad, arī tādu papīra dokumentu, kas pakļauti DJSL, digitalizācija neļauj atbrīvoties no papīra oriģināla, ja oriģināla spēkā esamības priekšnoteikums ir pašrocīgs paraksts, jo rodas risks, ka atvasinājums nebūs spēkā.

Cik ilgi glabāt digitalizēta dokumenta oriģinālu?

Apkopojot iepriekš minēto, var secināt, ka, ja normatīvais regulējums neprasa nodrošināt pašrocīgu parakstu uz papīra dokumenta, kas liecinātu par dokumenta juridiskā spēka esamību, tad papīra dokumentu pēc tā digitalizācijas var iznicināt. Praksē gan bieži būs gadījumi, kuros papīra dokumentu oriģinālu iznīcināšana nav atļauta vai ieteicama.

Teorētiski situācijās, kurās tiesiska darījuma rakstveida forma nav obligāta prasība, darījumu apliecinošo līgumu varētu digitalizēt un no tā oriģināla atbrīvoties.

Šādos gadījumos nākamais solis būtu noskaidrot, cik ilgi digitalizēto dokumentu nepieciešams glabāt. Respektīvi, vai šim dokumentam ir vērtība, vai pēc tā ir tālāka vajadzība un vai ir jēga glabāt šī dokumenta oriģinālus.

Dokumenta oriģināla priekšlaicīga iznīcināšana varētu sagādāt problēmas, ja rodas nepieciešamība dokumentu izmantot kā pierādījumu. Šāds gadījums varētu būt, piemēram, tiesvedības gaita. Lai arī tiesas procesā ir pieļaujama digitalizēto dokumentu izmantošana, tiesai ir tiesības pieprasīt dokumenta oriģināla uzrādīšanu vai iesniegšanu. Līdz ar to, ja ir pieejams tikai dokumenta digitalizētais atvasinājums, bet tā oriģināls papīra formātā ir iznīcināts, iespējamas problēmas ar pierādījumu iesniegšanu tiesai. Vienlaikus jāuzsver, ka pierādīšana tiesā nav atkarīga tikai no oriģināla – arī oriģināla neesot var būt iespējams pierādīt darījuma spēkā esamību. Jebkurā gadījumā papīra oriģināla iznicināšana var radīt dokumentu apšaubīšanas risku, it īpaši, ja uz to attiecas DJSL).

Nepieciešamība glabāt dokumentu var būt noteikta arī normatīvajos aktos vai uzņēmuma iekšējās prasībās. CL 1895.pants paredz noilguma termiņu – 10 gadus –, pēc kuriem, ja tiesīgā persona savas tiesības pienācīgi neizlieto noteiktajā termiņā, saistība izbeidzas. Līdz ar to, ja iestājies noilguma termiņš un saistība ir izbeigusies, vajadzība glabāt dokumentu ir zudusi. Savukārt Komerclikuma 406.pantā minēts, ka ar komercdarījumiem saistīto prasījumu noilguma termiņš ir 3 gadi. Attiecībā uz darba tiesiskajām attiecībām, DL 31.pantā visiem prasījumiem noteikts 2 gadu noilguma termiņš. Pēc šī noilguma termiņa beigām vairs nebūs iespējams iesniegt jebkāda veida prasības, tātad zudīs arī nepieciešamība pēc dokumenta, kas kalpotu par prasības pamatu. Taču vienmēŗ ir jāapsver, vai dokumenta glabāšana nav noteikta citos normatīvajos aktos, piemēram, darba līguma glabāšanas nepieciešamību un glabāšanas termiņu nosaka AL un MK noteikumi Nr.690 “Personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviskā vērtība, un to glabāšanas termiņiem”.

Praksē gan bieži būs gadījumi, kuros papīra dokumentu oriģinālu iznīcināšana nav atļauta vai ieteicama
Dokumenta glabāšanas ilgumu var ietekmēt arī prasības, kas attiecas uz personas datu apstrādi. Vispārējā datu aizsardzības regula paredz personas datu minimizācijas principu, kas nozīmē, ka minimāli jāapstrādā un jāglabā tikai tie dati, kas tiešām ir nepieciešami. Tātad, bez vajadzības nav nepieciešams glabāt dokumentus, kas satur personas datus, kas vairs nav vajadzīgi.

Tātad, vērtējot, vai attiecīgā dokumenta oriģinālu nepieciešams glabāt, kā arī cik ilgi to nepieciešams glabāt, uzmanība jāpievērš attiecīgā dokumenta veidam un speciālajiem normatīvajiem aktiem, kas regulē attiecīgās tiesiskās attiecības un to ietveršanu noteiktā dokumentā.

Vai ir nepieciešams izstrādāt uzņēmuma iekšējās digitalizācijas vadlīnijas?

Tā kā privāto dokumentu digitalizācijas procesu, precīzāk tikai grāmatvedības dokumentu digitalizāciju, šobrīd regulē tikai Grāmatvedības likums, attiecībā uz citu veidu dokumentiem ir ieteicams izstrādāt uzņēmuma iekšējās vadlīnijas, kas kontrolē dokumentu digitalizācijas procesu. Iekšējās digitalizācijas vadlīnijās var norādīt to, kādi dokumenti digitalizējami, dokumentu oriģinālu glabāšanas prasības un ilgumu, kā arī, piemēram, digitalizēto dokumentu oriģinālu iznīcināšanas procesa kārtību (skatīt pēc analoģijas GL 29.pantu). Tādā veidā tiktu samazināts vēl iespējami nepieciešamo dokumentu oriģinālu iznīcināšanas risks.