Atgādinām, ka tuvojas termiņš gada pārskata iesniegšanai Valsts ieņēmumu dienestā (VID), bet to var pagarināt

Saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu visām komercsabiedrībām ne vēlāk kā mēnesi pēc gada pārskata apstiprināšanas un ne vēlāk kā četrus mēnešus pēc pārskata gada beigām (tātad, ja sabiedrības pārskata gads sakrīt ar kalendāro gadu, ne vēlāk kā līdz 30. aprīlim) VID jāiesniedz dalībnieku (akcionāru) sapulces apstiprināts gada pārskats. Izņēmumi ir:

  • vidējas un lielas komercsabiedrības, kuras, atbilst Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā noteiktajiem kritērijiem, un
  • sabiedrības, kas ir koncerna mātes sabiedrības, kuras sagatavo konsolidēto gada pārskatu, kurām gada pārskats un konsolidētais gada pārskats (ja tāds tiek gatavots) ir jāiesniedz VID septiņu mēnešu laikā pēc pārskata gada beigām.

Turpinoties COVID-19 pandēmijai, visiem uzņēmumiem ir iespēja pagarināt gada pārskatu par 2020. gadu sagatavošanas un iesniegšanas termiņu vismaz  līdz 2021. gada 31. jūlijam. (t.i. trīs mēnešus vēlāk, kā tas būtu parastā kārtībā). Sabiedrībai nav nepieciešams šādu lēmumu iepriekš saskaņot ar VID.

Papildus gada pārskatam un revidenta atzinumam par gada pārskatu (tām sabiedrībām, kas sasniedz Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā noteiktos kritērijus, kā arī sabiedrībām, kuru statūtos vai dalībnieku (akcionāru) sapulces lēmumā ir noteikts, ka gada pārskatu pārbauda revidents), saskaņā ar Komerclikuma noteikumiem pirms gada pārskata apstiprināšanas ir nepieciešams sagatavot arī valdes priekšlikumu par peļņas izlietošanu (zaudējumu gadījumā – par finanšu stāvokļa uzlabošanu) un padomes ziņojumu par gada pārskatu (ja sabiedrībai ir padome). Turklāt saskaņā ar Koncernu likumu, ja vien nav noslēgts koncerna līgums, atkarīgajām sabiedrībām jāsagatavo arī atkarības pārskats, kas ir jāiesniedz Uzņēmumu reģistrā.

Kārtējā dalībnieku (akcionāru) sapulce gada pārskata apstiprināšanai ir sasaucama ne vēlāk kā iepriekš minētajā termiņā, paziņojums par sapulces sasaukšanu sabiedrības ar ierobežotu atbildību dalībniekiem nosūtāms vismaz divas nedēļas pirms sapulces, akciju sabiedrības akcionāriem – vismaz 30 dienas pirms sapulces. Kopā ar paziņojumu par sapulces sasaukšanu komercsabiedrības dalībniekiem (akcionāriem) ir nosūtāms arī gada pārskats, atkarības pārskats, revidenta atzinums, padomes ziņojums un valdes priekšlikums. Attiecībā uz akciju sabiedrībām, iepriekš minētos dokumentus var nepievienot paziņojumam par sapulces sasaukšanu, ja paziņojumā ir norādīta vieta un laiks, kad akcionārs ar šiem dokumentiem var iepazīties sabiedrības juridiskajā adresē. Tomēr, ņemot vērā, ka šobrīd COVID-19 pandēmijas laikā Latvijā tiek veicināta sociālā distancēšanās, akcionāriem būtu ieteicams dokumentus nosūtīt pa pastu.

Komerclikums atļauj sabiedrības valdei sasaukt dalībnieku (akcionāru) sapulci, nosakot, ka dalībniekiem (akcionāriem) ir tiesības tajā piedalīties un balsot, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.

Gada pārskats jāiesniedz tikai VID. VID iesniedzams arī paskaidrojums par to, kad gada pārskats ir apstiprināts.

Atgādinām, ka gada pārskatu jāparaksta ne tikai valdei vai tās pilnvarotam valdes loceklim, bet arī sabiedrības grāmatvedim vai ārpakalpojuma grāmatvedim (kritēriji noteikti Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā un grāmatveža līdzparakstīšanas pienākums attiecas uz finanšu pārskatu un konsolidēto finanšu pārskatu).

Saistībā ar Koncernu likumā noteikto pienākumu sagatavot atkarības pārskatu, atgādinām, ka šīs prasības neievērošana formāli palielina valdes atbildības riskus, īpaši gadījumos, ja tiek slēgti darījumi ar saistītajām pusēm un sabiedrībā ir vairāki dalībnieki (akcionāri). Savā praksē esam pamanījuši, ka sabiedrības dažādu iemeslu dēļ ir atkāpušās no šīs prasības ievērošanas, tāpēc no risku pārvaldības viedokļa aicinām sabiedrības valdi ievērot šo formalitāti un sagatavot atkarības pārskatu.

Kas jāņem vērā, sasaucot dalībnieku (akcionāru) sapulci?

Izsūtot uzaicinājumus uz dalībnieku (akcionāru) sapulcēm, neaizmirstiet uzaicinājumā norādīt arī kārtību un termiņus, kā dalībnieks (akcionārs) var izmantot savas likumā noteiktās tiesības:

  • balsot pirms dalībnieku (akcionāru) sapulces;
  • piedalīties un balsot dalībnieku (akcionāru) sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.

Iesakām apsvērt pievienot uzaicinājumam uz sapulci balsošanas biļetena formu ar instrukciju tā parakstīšanai un nosūtīšanai sabiedrībai. Šajā gadījumā svarīgi ir skaidri formulēt prasības dalībnieka (akcionāra) identifikācijai. No dalībnieka (akcionāra) puses balsojums ir jānosūta sabiedrībai ar tādu aprēķinu, lai sabiedrība to saņemtu vismaz dienu pirms sapulces.

Lai nodrošinātu dalībnieku (akcionāru) dalību un balsošanu sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, valdei ir jāparedz, kādā veidā tā varēs identificēt dalībnieku (akcionāru).

Iesakām pārbaudīt informāciju, kas ir reģistrēta par sabiedrības patieso labuma guvēju

Pēdējā laikā Uzņēmumu reģistra prakse patieso labuma guvēju reģistrācijas jautājumos ir mainījusies un tas skar tās sabiedrības, kurās dalībnieku (kontroles) ķēdes galā ir biržā kotēta sabiedrība.

Iepriekš šādās situācijās, saskaņā ar Uzņēmumu reģistra praksi, tika reģistrēts, ka patieso labuma guvēju noskaidrot nav iespējams. Savukārt šobrīd kā pamatojums ir norādāms, ka patieso labuma guvēju nevar noskaidrot jo tas ir akcionārs tādā akciju sabiedrībā kuras akcijas ir iekļautas regulētajā tirgū, un veids, kādā tiek īstenota kontrole pār juridisko personu, izriet tikai no akcionāra statusa.

Praksē tas nozīmē valdes pienākumu atzīmēt pieteikuma formā citu pamatojumu, kā iepriekš par patieso labuma guvēju ir paziņots. It kā maza nianse, taču, ja valde aizmirst pārbaudīt patiesā labuma guvēja pamatojumu un to atbilstoši aktualizēt, tad tas var būtiski kavēt, piemēram dalībnieku maiņas, vai izmaiņu valdes sastāvā reģistrāciju. Atsevišķos gadījumos nākas iesniegt arī papildus pamatojošos dokumentus.

Arī tad, ja pamatojumu par patieso labuma guvēju esat reģistrējuši laikā līdz 2019.gada vidum, tagad var nākties iesniegt papildus informāciju un dokumentus Uzņēmumu reģistrā. Tas ir tāpēc, ka līdz 2019. gada vidum netika prasīti pamatojošie dokumenti par dalībnieku ķēdi. Aicinām laikus pārbaudīt un izvērtēt, kādi papildus dokumenti būs nepieciešami iesniegšanai Uzņēmumu reģistrā.