Arenguvestluste, tulemusvestluste, 1:1 vestluste ja muude sarnaste vestluste läbiviimisel on oluline silmas pidada ka juriidilisi aspekte. Tööandja peab teadma, mida tal on õigus küsida, kuidas kogutud infot säilitada, kuidas korraldada töötajate koolitamist ning tagada võrdõiguslikkus, kirjutab meie partner Karin Madisson Äripäeva Teabevaras.
Kuidas tagada, et arutelu jääb konfidentsiaalseks ja vastab GDPR-i nõuetele?
Vastavalt GDPR-ile ehk isikuandmete kaitse üldmäärusele tuleb arvestada minimaalsuse nõudega. Tuleb küsida võimalikult vähe ja ainult seda, mis on otseselt seotud vestluse eesmärgiga. Tuleb vältida teemasid, mida on lihtsalt hea teada. Olulisi küsimusi saab küsida töö kaudu. Näiteks töötaja tervisliku seisundi kohta ei tohi küsida, aga saab kirjeldada tööülesandeid ja küsida, kas töötaja saab sellist tööd teha. Samuti ei või küsida, ega lapsed ei sega töötajal teatud tööülesandeid täita, aga saab küsida, kas ettevõtte töökorraldus sobib töötajale. Selliste küsimustega saab töötajat suunata mõtlema, kas ettevõtte töökorraldus sobib talle või on mingeid asjaolusid, millega tööandja peaks arvestama.
Kogutud andmed tuleb säilitada nii, et juurdepääs neile on ainult inimestel, kellel seda tõesti vaja on. Vestlusel kogutud infot ei tohi kohvinurgas jagada. Tagada tuleb, et vajadusel saab kogutud andmed ka töötajale esitada. Näiteks vestluse ajal võiks juht teha märkmeid paberile, et töötaja näeks, mida kirjutatakse. Pärast vestlust võiks juht märkmed sisestada krüpteeritud faili või personalitarkvarasse, nii et töötaja saab need üle lugeda ja vajadusel kommenteerida või täiendada. Hea oleks üldsegi niipidi, et töötaja teeb ise järgnevad plaanid ja juht täiendab omapoolsete kommentaaridega.
Mida vähem tööandja andmeid kogub, seda lihtsamaks ta oma elu teeb. Kui tööandja on andmeid kogunud, siis tal võib tekkida tõendamise kohustus, et ta on andmeid kogunud ja kasutanud seaduslikult. Näiteks kui tööandja on kogunud andmeid töötaja perekondliku olukorra või tervise kohta ning tekkib vaidlus töötaja edutamata jätmisel, siis võivad sellised andmed anda alust väideteks, et töötajat ei edutatud justnimelt perekondliku olukorra või tervise tõttu.
Kuidas peaks tööandja toimima, kui töötaja isiklik elu või vaimse tervise probleemid segavad töö tegemist?
Tööandja ei või töötajalt isikliku elu ega vaimse tervise kohta otse küsida. Sellises olukorras tuleks jällegi läheneda töö ja töökorralduse kaudu. Näiteks kui töötaja on kodukontoris vähem tulemuslik, siis ei tohi tööandja küsida küsimusi töötaja koduse korralduse kohta. Aga tööandja saab kehtestada korra, kus kodukontoris võivad töötada vaid need töötajad, kelle tulemused on teatud tasemel. Teised peaksid töötama kontoris, sest siis saab juht neid paremini toetada. Sellise tingimuse võiks ka kodukontoris töötamise reeglitesse ja kaugtöötamise kokkuleppesse kirja panna.
Vaimse tervise probleemidega tegelemisel on abiks, kui juht oskab suunata inimest rääkima sellel määral, kui töötaja tunneb ennast mugavalt. Oluline on ka usalduslik suhe otsese juhiga. Samas ei saa juht võtta endale psühholoogi rolli ja seetõttu on soovitav, et töötajatel oleks võimalik kasutada psühholoogi teenust ning juht saab julgustada töötajat temaga ühendust võtma. Aga sundida ei saa. See on inimese vaba valik, kas ta läheb psühholoogi juurde. Alati saab aga juht küsida, et kas töötajale võiks olla abiks puhkust või teistsugused tööülesanded. Tööandja ei või küsida töötajalt, kas tal on depressioon, ega kirjutada seda vestluse kokkuvõttesse kuna tegemist on diagnoosiga, mida tööandja ei ole võimeline panema
Millal on tööandja kohustatud töötajat koolitama?
Töölepingu seaduse § 28 lõige 2 punkt 5 sätestab, et tööandja on kohustatud „tagama töötajale tööalaste teadmiste ja oskuste arendamiseks tööandja ettevõtte huvidest lähtuva koolituse ning kandma koolituskulud ja maksma koolituse ajal keskmist töötasu“. Seega tööandja peab tagama, et töötaja teadmised ja oskused oleksid töö tegemiseks piisavad. Tööandja otsustab, millist koolitust töötaja vajab. On ka valdkondi ja erialasid, kus on ette nähtud koolitused, näiteks advokaatidel. Kui töötaja keeldub sellistest koolitustest, siis see võib olla alus töölepingu lõpetamiseks. Näiteks kui inimesele on tööle tulekul öeldud, et meil töötavad siin ainult advokaadid, ja ta seda eksamit kokkulepitud aja jooksul ära ei tee, siis see võib olla alus töölepingu lõpetamiseks.
Samas tööandja ei saa sundida töötajat ümber õppima ja mingit uut kvalifikatsiooni omandama. See on töötaja otsus. Tööandja saab töötajale kohustuslikuks teha ainult koolituse, mis teda tema töös aitab. Näiteks IT kasutajatoe spetsialisti saab saata klienditeeninduse koolitusele, aga tarkvara arendaja võib keelduda sellest koolitusest, sest see pole otseselt tema tööga seotud. Samas võib tööandja mõne koolituse, mida ta oluliseks peab, ettevõttesse tellida. Nii on lihtsam kõiki kaasata. Samuti saab ettevõte paika panna, et teatud koolitused on baaskoolitused, mis on kõigile kohustuslikud ning mis tuleb läbida teatud ajaperioodi jooksul.
Tööandja jaoks võib muutuda töötaja koolitamise kohustuse täitmine keeruliseks, kui töötaja on pikalt tööst eemal. Näiteks oli olukord, et töötaja oli mitme lapsega järjest vanemapuhkusel. Vahepeal olid organisatsioonis toimunud väga suured muutused, töötaja töö oli ära kadunud ja tööle naasmiseks vajas ta pikka väljaõpet. Töövaidluskomisjon otsustas, et tööandja oleks pidanud töötajaga juba varem ühendust võtma, teda informeerima, et tema töökoht on ära kaotatud, ja talle selgitama, millised on tema ümberõppe võimalused. Töövaidluskomisjon otsustas ka, et sellises olukorras peab tööandja töötaja ümberõppe kinni maksma, sest teistele töötajatele oli ümberõpet võimaldatud.
Kas töötaja saab koolitust nõuda?
Töötaja ei saa tööandjalt koolitust nõuda. Tööandja on kohustatud töötajat koolitama ainult sellel määral, nagu on töö tegemiseks vajalik. Kui töötaja soovib täiendavaid koolitusi, siis see on kokkuleppe küsimus. Kui töötaja soovib silmaring laiendamiseks mingit koolitust, siis võib kulude kompenseerimise läbi rääkida. Näiteks võib kokku leppida, et töötajal võimaldatakse tööajast koolitusele minna, aga seda kinni ei maksa. Või vastupidi võib kokku leppida, et koolitus makstakse kinni, aga töötaja käib seal oma vabast ajast.
Tööandja peab arvestama ka võrdse kohtlemise seadusega
Tööandja peab tagama töötajate kaitse diskrimineerimise eest rahvuse (etnilise kuuluvuse), rassi, nahavärvuse, usutunnistuse või veendumuste, vanuse, puude või seksuaalse sättumuse alusel. Näiteks töötajate hindamisel ja edutamisel tuleb need kriteeriumid kõrvale jätta ja lähtuda ainult töötaja oskustest ja omadustest, mis on töö tegemiseks otseselt vajalikud. Töötajate võrdlemisel võiks ideaalis nimed kustutada ja kõrvutada ainult töötulemusi.
Näiteks välismaalase värbamisel tuleks küsida mitte tema kodakondsuse kohta, vaid kas tal on võimalik Eestisse tulla ja kas ettevõtte töökorraldus sobib talle. Või kui näiteks töötaja ei ole valmis usuliste veendumuste tõttu pühapäeviti töötama, aga ettevõte teenindab kliente ka pühapäeviti, siis on ühes kohtuasjas Euroopa kohus otsustanud, et see tuleks töötajaga läbi rääkida ja töötajale vastu tulla kui vähegi võimalik. Tööandja ei tohi küsida töötaja tervisliku seisundi ega puude kohta. On olnud kaasusi, kui on vallandatud rase töötaja agata pole sellest tööandjat veel informeerinud ning tööandjal pole ka õigust selle kohta küsida. Kriminaalse mineviku kohta võib küsida vaid teatud ametikohtadel, näiteks kui on kokkupuuteid raha või alaealistega.
Kas tööandja peab tagama personalitöö protsesside läbipaistvuse?
Seaduses ei ole sätestatud, et töötajate hindamise ja edutamise protsessid vms peaksid olema läbipaistvad. Samas on see hea praktika, kui ettevõte teavitab töötajaid eelnevalt hindamise ja edutamise kriteeriumitest. See aitab ka vältida vaidlusi diskrimineerimise kohta.
Sorainenis on välja töötatud KPI-d, et inimesi võimalikult objektiivselt kalibreerida ja hinnata. KPI-sid on kokku umbes 20, mida juhid saavad vaadata ja selle kaudu paremini protsesse juhtida. Osa neist on konkreetselt töötajaga kokku lepitud eesmärgid, osa on kõigile kohustuslikud ja osa on soovituslikud, mille seast töötaja saab ise valida. Eesmärk on, et töötajad oleksid võrreldavad ning nende tasustamine ja edutamine oleks võimalikult objektiivsed. Võrreldavus sõltub ka sellest, kui palju on ettevõttes sarnaseid ametikohti. Praktikas näen ma aga tihti, et seda tuuakse pigem vabandusena. Üldjuhul on võimalik luua kõigile ametikohtadele objektiivsed mõõdetavad kriteeriumid, et vältida ebavõrdset kohtlemist ja juhtide subjektiivset suhtumist.
